Aktenplan für Evangelische Pfarrgemeinden in Österreich

Das nachfolgende Muster eines Aktenplans soll Sie bei der Akten- und Archivführung gemäß der Registratur- und Archivordnung der Evangelischen Kirche in Österreich in den Pfarrämtern unterstützen und Ihnen die Registratur erleichtern. In der Verwendung kann es nach Belieben ergänzt, vereinfacht und anpasst werden.

Aktenführung ist nicht nur Selbstzweck, sondern dient ebenso der gegenwärtigen und zukünftigen Verwaltung wie auch der geschichtlichen Bewahrung.

Akten sind sachlich zusammenhängende Unterlagen/Dokumente zu einzelnen Vorgängen oder Geschäftsfällen. Sie können mehrere Schriftstücke enthalten und sich über längere Zeiträume erstrecken. Beispielsweise kann eine Korrespondenz zu einem bestimmten Fall mehrere Einzeldokumente enthalten: Anfrage von außen, Nachfrage im Haus, Antwort im Haus, Antwort nach außen usw.

Als offizielle Dokumente einer amtlichen Stelle müssen Akten nach bestimmten Vorgaben längerfristig aufbewahrt werden, und jeder Berechtigte darf Einsicht nehmen. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen (siehe unten) werden sie archiviert, ggf. aber auch vernichtet/gelöscht (skartiert). Achtung: für die Verwaltung unwichtig Gewordenes kann weiterhin historische Bedeutung besitzen!

Verakten heißt, abgeschlossene Dokumente ihrem Betreff zuzuordnen und mit einer Aktenzahl zu benennen. Jedes Schriftstück innerhalb des Akts erhält die Aktenzahl, bei größerer Zahl der Schriftstücke auch eine laufende Dokumentenzahl. In der einfachen Form lautet die Aktenzahl: laufende Nummer/Jahr; in der ausführlichen Form Betreffsignatur + laufende Nummer/Jahr.

Über die vergebenen Aktenzahlen wird ein Verzeichnis geführt. Es enthält Angaben zu: Aktenzahl, Inhaltskurzbeschreibung (Kurzregest), Absender/Empfänger, Eingangs-/Erledigungsdatum, Bearbeiter, ggf. Vorzahl/Nachzahl, ggf. Verweisakten oder zusätzliche Betreffsignatur, Ablageort (wenn nicht aus der Aktenzahl hervorgehend), ggf. Skartierungsvermerk.

Archivwürdiges Schriftgut wird zu Archivgut. Das gut geführte Aktenverzeichnis dient dann als Findbehelf für das Archiv.

Nicht zu Veraktendes bleibt in der Mitarbeiterablage bzw. im E-Mail-Konto, wenn es nicht ohne Weiteres vernichtet wird.

Der Aktenplan kann auch als Hilfe zur Ablage nicht-verakteter (gedruckter, ungedruckter oder elektronischer) archivwürdiger Schriftstücke, Fotografien, Tondokumente etc. dienen. Die abgelegten Dokumente oder Sammlungen sollten dennoch (ohne Zahl) in ein Verzeichnis aufgenommen werden.

Elektronische Aktenführung verpflichtet zur Sicherung sowohl der elektronischen Akten als auch der Aktenverzeichnisse. Empfehlenswert hierbei:

Unterlagen vor dem Jahr 1955 sollten nur bei ganz offensichtlicher Archivunwürdigkeit skartiert werden.

Dieses Muster enthält deutlich mehr Unterpunkte als für die Arbeit der Pfarrämter meist erforderlich. Dennoch ist zugunsten der Übersichtlichkeit eine mögliche Untergliederung der Betreffe nicht überall vollständig ausgeführt.

Werden einzelne Betreffe keinesfalls benötigt oder sind sie nach Gemeindeordnung nicht anwendbar (z. B. „Tochtergemeinden“), so empfiehlt es sich, die Aktenzahl dennoch nicht neu zu vergeben sondern als „entfällt“ zu markieren.

Zusätzliche Betreffsignaturen können nach Erfordernis frei angefügt werden.

Die Aktenstruktur braucht im Einzelfall nicht ausgenützt zu werden; z. B. könnte ein Pfarramt A.B. Vorgänge zur Kirche H.B. lediglich in „EKiÖ 3 Evangelische Kirche H.B.“ chronologisch ablegen.

Es handelt sich um Sachbetreffe, nicht um Korrespondentenbetreffe; z. B. wird der Betreff „Oberkirchenrat“ nur dann verwendet, wenn der Vorgang den Oberkirchenrat tatsächlich zum Inhalt hat.

Bezieht sich ein Vorgang auf mehrere Akten oder kann er unter mehreren Betreffen veraktet werden, nimmt man ihn zu den Akten, zu denen er hauptsächlich gehört. In die mitbetroffenen Akten oder Aktengruppen kann darauf verwiesen oder der Akt als Kopie abgelegt werden; die Aktenzahl wird dabei nicht angepasst. Z. B. können unter „PG 9 Besonderes“ Akten zu wichtigen Betreffen, die mit mehreren Bereichen des Gemeindelebens und der pfarramtlichen Tätigkeit in Verbindung stehen, (original oder kopial) gesammelt werden. Z. B. Hauptbetreff: Gottesdienste, Mitbetreff: Corona-Krise.

Erfahrungen in der Anwendung dieses Aktenplans sowie Verbesserungsvorschläge teilen Sie bitte Mag. Johannes Leitner, Archivar der Evangelischen Kirche in Österreich unter der E-Mail archiv@evang.at mit.